12 טיפים סופר חשובים לאירוע מוסיקלי מוצלח

כשמחכים לדקה ה90 בבחירת ההרכב המוזיקלי לאירוע, ההחלטה נעשית לפעמים בלחץ ולא בקור רוח מה שמוביל לטעויות. ההרכב הרצוי עלול להיות כבר תפוס, המחיר יכול להיות גבוה יותר בגלל ההתראה הקצרה, פרטים קטנים אך חשובים כמו רפרטואר, לבוש וזמן השתלבות באירוע יכולים להתפספס. וכמובן, לפעמים פשוט לא נשאר כסף לספק המוזיקה החיה כי הוא 'רשות' וכל רשימת החובה 'אכלה' את התקציב.

באירועי חתונה מדובר על חופה וסלואו, בבר/בת מצווה הכוונה היא לשיר כניסה לאולם, באירוע פרישת מנכ"ל שיר לבוס היוצא וביום הולדת שיר שמוקדש לבעל יום ההולדת.
בהרבה מקרים הרכב מוזיקלי יוכל לבצע שיר שכזה בהזמנה אישית עבור האירוע שלך. מומלץ להשתמש בשירות כזה, זה מוסיף המון ולא עולה כלום בד"כ.

שקונים משהו הנטייה הטבעית היא להשתמש בו כמה שיותר. באירועים אם 'מעמיסים' בזמן נגינה, כלומר נותנים להרכב להופיע זמן ארוך מדי, התגובה במקום "וואו איזה כיף!" הופכת מהר מאוד ל"אפשר משהו אחר?!". 90 דקות נטו במהלך האירוע זה הזמן המומלץ לנגינה של הרכב מוזיקלי, אפשר גם לחלק את ההופעה ל-2 חלקים.

מערכת הגברה שלמה עלולה לא לעבוד בגלל כבל אחד מסכן! להקה יכולה להיות מושבתת בגלל פרט קטן שכזה. נכון שהדבר לא באחריותך כמתכנן האירוע, אבל רצוי לשאול ולוודא שספק ההגברה מגיע עם כל הציוד הנדרש ואפילו עם כמה כבלים extra ליתר ביטחון.

כל הלוגיסטיקה בדגש על הגברה רצוי שתהיה מוכנה לפני תחילת האירוע ושלא תהיה תזוזה של ציוד במהלך האירוע. זה לא אסתטי וסתם מלחיץ (כי אף פעם אין זמן באירוע). אם יש נגינה ב2 מקומות שונים באירוע, מומלץ שיהיו 2 עמדות הגברה שונות (אלא אם כן מדובר בלוגיסטיקה ממש פשוטה).

לא אתה כמובן, אלא ספק המוזיקה. אין אירוע שאין בו התקלות של הרגע האחרון. ספק המוזיקה צריך להתמקם, לעשות באלאנס, להתחבר להגברה, לפעמים דרך הגישה בעייתית ויש הרבה ציוד.

כשמגיעה להקה גדולה לאירוע שלך, ההיערכות היא שונה מאשר הרכב מוזיקלי קטן. לפעמים מקום האירוע ידרוש ביטוחים מתאימים, חשוב לבדוק עומסי חשמל, מומלץ לארגן במה שתהיה הפרדה ראויה בין הלהקה לאורחים, שתהיה גישה נוחה ללהקה לפרוק ציוד ולהתארגן. חשוב לעדכן את מקום האירוע שמגיעה להקה כדי לכוון את התאורה בהתאם. אם יש הגבלה של ווליום במקום, אל תשכח לעדכן את הלהקה שלא יפסיקו אותה באמצע ההופעה באירוע...

ברוב האירועים הדי.ג'יי הוא המנהל המוזיקלי, אחראי על ניהול המוזיקה באירוע והזמנים, ההנחיה אם יש צורך. הרכב מוזיקלי הוא תוספת שמשלימה את הדי.ג'יי בחלקים שהוא לא מתקלט. הדי.ג'יי הרי בא לידי ביטוי רק בשלב הריקודים! (ובאירוע יש המון זמן שאין ריקודים...) במקרה של להקת קאברים גדולה, זו מחליפה את הדי.ג'יי בתפקיד ניהול המוזיקלי אבל בהחלט אפשר לשלב די.ג'יי באירועים כאלה למשל בafter party (מ12:00 בלילה).

אין דרך טובה יותר לקבל את פניהם של האורחים ולהכניס אותם לאווירה של האירוע (כמו שראית בתחילת המדריך) מאשר מוזיקה חיה. האירוע מחולק בהרבה מקרים לשלב קבלת הפנים ולאירוע מרכזי שאחר כך. נכון בהחלט לשלב הרכב נבל למשל בקבלת פנים ובאירוע המרכזי די.ג'יי (הפוך זה לא עובד). עצם העובדה שיש לקהל האורחים על מי להסתכל (הנגנים) זה כבר הבדל עצום.

לא לקנות חתול בשק (אסוף כמה שיותר מידע על ההרכב או בוא לראות אותו באירוע), חפש במקומות הנכונים (המלצה מאדם שסומכים עליו, אינטרנט במקומות פורמאליים), אל תסמוך רק על המוניטין של הספק וקבל החלטה כנה בעצמך, תאכל במסעדה מלאה (אם נדמה שהספק בכלל לא עובד – חשוד), ערוך השוואות (סומך עליך), תשאל הרבה שאלות וכך תדע מי באמת עומד מולך, עקוב אחר ההתנהלות של הספק (הפרטים הקטנים מעידים על הפרטים הגדולים), שאל את עצמך האם אתה מרגיש ביטחון עם אותו ספק! הנה הקישור למאמר המלא בנושא.

ביום האירוע תפקידך להנות ולשכוח מכל התכנון המורכב של האירוע. מומלץ לשלם בתשלום שניתן לעקוב אחריו ולהוכיח אותו במידת הצורך כמו שיק או העברה בנקאית. אתה רוצה לקבל את כל המגיע לך כמו שהובטח לך ולשלם בסוף העבודה, בעוד הספק היה שמח לקבל את כספו לפני העבודה כדי להיות שקט שהעבודה שלו היא לא לחינם ושהשליטה תישאר אצלו. כדי שכולם ירגישו בטוחים, הפשרה שאני מציע היא לחלק את התשלום ל-2 חלקים: תשלום מקדמה מזומן במעמד הסגירה ושאר הסכום ישולם מראש אבל יהיה לתאריך שאחרי יום האירוע (למשל, אם האירוע ב23.11 אז השיק השני יהיה לתאריך 26.11 אבל אצל הספק הרלוונטי מראש). ככה שני הצדדים יכולים להיות רגועים.

כסף שחור מסוכן לך מאוד. נכון, אם 'תופסים' את הספק שלך אז הוא סופג את העונש ולא אתה אז האחריות היא לחלוטין עליו. אני מבין גם שזה מאוד מפתה (בטח בימים אלה) לקבל הנחה בסך 17% בדמות המע"מ אבל לצד הרווח יש גם סכנה גדולה! (מעבר לעובדה שזה לא חוקי). ברגע שאתה משלם במזומן ולא מקבל חשבונית, אין לך שום ערובה שהספק שלך לא יבריז לך ביום האירוע, אין לך שום הסכם או חוזה שמגן עליך. החשבונית שאתה מקבל היא אסמכתא וביטחון לרצינות והמחויבות של הספק!
עסק רציני שמכבד את עצמו עובד קשה כדי ליצור לעצמו שם. ספק שכזה ישקיע בך ויתן לך את תחושת השקט נפשי שיש על מי לסמוך. ספק שמסכים לקבל ממך 'מזומן' מועד הרבה יותר לפורענות ואם הוא מוכן לרמות אחרים, סיכוי לא רע גם שבסופו של דבר ירמה אותך.
לכן, בפעם הבאה שאתה מבקש 'הנחת מזומן', תדע רק מה המשמעות של זה...